Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2018‑2019

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Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle et responsabilités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels
• Délégation des pouvoirs
• Interprétation du Rapport statistique de 2018‑2019 sur la Loi sur l'accès à l'information
• Formation et sensibilisation
• Nouvelles procédures, lignes directrices et directives
• Plaintes
• Évaluation du temps requis pour traiter les demandes
• Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983, donnant ainsi aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu’aux personnes et sociétés installées au Canada, un droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d’autres modalités d’accès à l’information gouvernementale. Elle ne vise aucunement à limiter, de quelque façon que ce soit, l’accès à l’information gouvernementale qui est normalement accessible au public sur demande.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont l’École de la fonction publique du Canada (l’École) s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2018‑2019. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi.

L’École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. Elle appuie l'apprentissage commun de la fonction publique, à tous les niveaux, à l'échelon national et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux alors que les organisations fédérales mettent l'accent sur la formation et le perfectionnement professionnels propres à leur mandat. Elle a pour mandat législatif de fournir une gamme d’activités d’apprentissage qui renforcent les capacités des employés et des organisations de la fonction publique et qui favorisent l’excellence de la gestion au sein de celle‑ci.

Sous son cadre ministériel des résultats, l’École a la responsabilité essentielle de fournir un apprentissage commun à tous les employés de la fonction publique centrale afin qu’ils servent la population canadienne avec excellence.

L'École a été créée le 1er avril 2004, en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. Elle est régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC). Sa principale responsabilité consiste à offrir un éventail de possibilités d'apprentissage et à favoriser une culture axée sur l'apprentissage dans la fonction publique.

À titre d’établissement public et en vertu de la Loi sur l’EFPC, l’École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• viser l'excellence en matière de gestion et d'administration publiques.

Pour aider les administrateurs généraux à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l’ensemble de la fonction publique, l’École détermine les besoins organisationnels, et elle conçoit et offre également des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

Structure organisationnelle et responsabilités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels

À l’École, les activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont principalement effectuées par l’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité est dirigée par la directrice générale, Communications et mobilisation, et est composée d’une gestionnaire, qui est la coordonnatrice de l’AIPRP de l’École, et de 1 conseiller en AIPRP.

Outre ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, l’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l’École est notamment chargée de ce qui suit :

• traiter les demandes d’information présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément aux lois et aux règlements applicables ainsi qu’aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation relatives à l’AIPRP reçues d’autres institutions et organisations fédérales;
• donner des conseils et des indications aux demandeurs sur l’application de la législation relative à l’AIPRP, et favoriser la sensibilisation et la formation des employés de l’École à cet égard;
• collaborer avec le Commissariat à l’information ainsi qu’avec le Commissariat à la protection de la vie privée lors du traitement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu’ils ne soient affichés sur le site Web de l’École dans le cadre de la divulgation proactive;
• s’assurer que les fonds de renseignements (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) que détient l’École sont publiés dans Info Source;
• élaborer les rapports statistiques et les rapports annuels sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l’AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s’adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l’AIPRP.

Délégation des pouvoirs

En juin 2019, le président de l’École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l’application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l’AIPRP. Un exemplaire de l’instrument de délégation signé, en vigueur le 17 juin 2019, figure à l’annexe A.

Interprétation du Rapport statistique de 2018‑2019 sur la Loi sur l'accès à l'information

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique de 2018‑2019 sur la Loi sur l'accès à l'information, joint à l'annexe B.

Demandes reçues en vertu de la Loi, consultations et demandes informelles

Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, l’École a reçu 25 nouvelles demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi, et il ne restait aucune demande de l'exercice précédent à régler. Elle en a traité 16 et en a reporté 9 au prochain exercice.

De plus, l’École a reçu 23 demandes de consultation que d’autres organisations gouvernementales ont présentées en vertu de la Loi concernant des documents susceptibles de présenter un intérêt pour elles. Il ne lui restait aucune demande à régler de l'exercice précédent. Toutes les demandes de consultation ont été traitées et 1 307 pages ont été examinées durant la période visée par le rapport. L’École a fourni ses recommandations dans les délais fixés par les organisations. Parmi les demandes de consultation, 19 (83 %) ont donné lieu à une divulgation complète, 2 (9 %) en partie, 1 (4 %) exception totale, et 1 (4 %) a donné lieu à une exclusion totale.

Règlement des demandes traitées

En tout, 2 demandes (13 %) ont donné lieu à une divulgation complète de l’information, tandis que dans 10 cas (62 %), une partie de l’information a été retenue selon les exceptions prévues par la Loi. Dans 4 cas (25 %), les documents demandés n’existaient pas.

Source des demandes reçues

Le secteur privé (entreprises) a été à l’origine du plus grand nombre de demandes, soit 12 (48 %); vient ensuite le grand public, qui a présenté 10 demandes (40 %). Les médias ont présenté 2 demandes (8 %) et une organisation a présenté 1 demande (4 %).

Délai de traitement et prorogations des demandes traitées

Dans l’ensemble, 13 demandes (81 %) ont été traitées en 30 jours ou moins, 3 demandes (19 %) ont été traitées en 60 jours ou moins.

Une prorogation du délai initial de 30 jours est autorisée lorsque le traitement de la demande exige l’examen d’une grande quantité de documents et que le fait d’y répondre dans un délai de 30 jours entraverait de manière déraisonnable les activités, ou lorsque des consultations sont nécessaires. L’École a sollicité des prorogations du délai pour 3 des demandes traitées en 2018‍2019. Des raisons opérationnelles (pressions découlant de la charge de travail) et la consultation d’une autre organisation ont justifié les demandes de prorogation.

Durant la période visée par le rapport, l’École a été en mesure de respecter ses délais dans 16 cas.

Exceptions et exclusions

Les exceptions et les exclusions sont les seuls motifs de non‑divulgation de l’information se trouvant dans des documents demandés au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Leur application est limitée et précise, comme le prévoit la Loi.

Parmi les demandes où une exception a été invoquée, les dispositions les plus souvent appliquées correspondaient au paragraphe 19(1), qui vise à protéger les renseignements personnels au sujet d’une personne autre que le demandeur, et à l’article 20, qui vise à protéger les renseignements confidentiels de tiers.

La Loi précise que certains types de documents sont exclus de son application, notamment les documents déjà mis à la disposition du public (article 68) et les documents confidentiels du Cabinet (article 69). Durant la période visée par le rapport, l’École n’a invoqué aucun de ces deux articles.

Format des documents divulgués

L’École a fourni les documents demandés sous forme électronique dans 12 cas (75 %) et aucun document n’existait dans 4 cas (25 %).

Pages pertinentes divulguées

Un total de 2 860 pages ont été examinées par le personnel durant la période visée par le rapport, dont 2 727 pages ont été divulguées (en totalité ou en partie) aux demandeurs. Les 133 pages restantes n’ont pas été communiquées parce qu’elles correspondaient à des exceptions en vertu des dispositions de la Loi ou qu’elles n’étaient pas pertinentes.

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information depuis 2012-2013

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci‑dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

La Loi autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles. Les frais actuellement en vigueur sont précisés dans le Règlement sur l’accès à l’information.

L’École a perçu des frais totalisant 125 $, comme l’autorise la Loi et son règlement d’application. Aucuns frais n'ont été remboursés en 2018‑2019.

Coûts

Selon les estimations, les coûts salariaux liés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information engagés par l’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux s’élèvent à 84 194 $, et les frais généraux et d’entretien se chiffrent à 1 188 $, pour un total de 85 382 $.

Formation et sensibilisation

L’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information en maintenant un dialogue continu et des discussions informelles. Au cours de la période visée par le rapport, les employés de l’unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux ont répondu aux questions des employés et de la haute direction, en plus de fournir des conseils et des indications sur divers sujets ayant trait à la Loi.

Le site intranet de l’École contient une section qui offre aux employés et aux agents de liaison de l’AIPRP des renseignements essentiels sur l’AIPRP. Dans ce site, on insiste sur le fait qu’il incombe aux employés de s’assurer que les renseignements personnels sont traités conformément à la Loi. Néanmoins, aucune activité de formation officielle n'a été fournie pendant la période visée.

Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

En 2018‑2019, l’École n’a mis en œuvre aucune nouvelle procédure, ligne directrice ou directive, ni révisé celles qui étaient déjà en place concernant l’accès à l’information.

L’École continue d’afficher sur son site Web le résumé des demandes d’accès à l’information qu’elle a traitées.

Plaintes

L’École n’a été informée d’aucune plainte reçue par le Commissariat à l’information (CI) au cours de l’exercice 2018‑2019. Le CI n’a remis aucune conclusion au sujet de plaintes formulées à l’égard de l’École durant la période visée par le rapport.

Évaluation du temps requis pour traiter les demandes

L’École étant une organisation de petite taille qui reçoit relativement peu de demandes par rapport à d’autres institutions, la haute direction est tenue au courant du délai requis pour traiter les demandes d’accès à l’information au moyen d’un rapport hebdomadaire et de la tenue régulière de séances d’information de vive voix. Le personnel de l'AIPRP se réunit pour discuter du rapport hebdomadaire avec la directrice générale, Communications et mobilisation. Ce rapport fait également l’objet de discussions hebdomadaires avec le président, les vice‑présidents et les directeurs généraux.

Annexe A – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le président de l’École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci‑après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l’École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Loi sur l'accès à l'information

Règlement sur l'accès à l'information

Annexe B – Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

PARTIE 3 – Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

PARTIE 4 – Frais

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

PARTIE 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

PARTIE 7 – Plaintes et enquêtes

PARTIE 8 – Recours judiciaire

PARTIE 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts

9.2  Ressources humaines

Remarque : Des valeurs à deux décimales.

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