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Évaluation de la formation dispensée à la collectivité fonctionnelle des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers (AGMBI) : Plan d'action de la direction

Évaluation de la formation dispensée à la collectivité fonctionnelle des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers (AGMBI)
Plan d'action de la direction

Août 2010

Ce plan d'action met en évidence les mesures que la direction entend prendre pour donner suite aux recommandations issues de l'évaluation de la formation dispensée à la collectivité fonctionnelle des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers (AGMBI).

Contexte

L'évaluation de la formation offerte à la collectivité fonctionnelle des AGMBI fait partie des engagements de l'exercice 2009-2010 qui figurent dans le plan d'évaluation quinquennal de l'École de la fonction publique du Canada (« l'École »). L'évaluation a été effectuée de novembre 2009 à juin 2010. Elle visait à examiner la pertinence et le rendement du programme de formation destiné aux spécialistes fonctionnels des AGMBI. On s'attend à ce que les conclusions du rapport appuient les gestionnaires de la formation en AGMBI de la Direction générale de l'apprentissage individuel ainsi que le Comité exécutif de gestion de l'École dans la tâche de déterminer l'orientation future de la formation conçue pour cette collectivité.

Réponse aux recommandations

L'évaluation du programme AGMBI a été examinée par le personnel et la direction. Le rapport renferme de précieux renseignements sur de nombreux aspects de la mise à jour et de la prestation du programme, qui serviront à l'améliorer.

En général, les conclusions sont positives et confirment la pertinence du programme AGMBI par rapport aux priorités de l'École. Il ressort aussi clairement de ces conclusions que l'École doit continuer d'offrir des programmes de formation à la collectivité des AGMBI.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie de la collectivité fonctionnelle, établie en 2009-2010, le personnel du secteur fonctionnel a collaboré avec d'autres divisions de l'École en vue d'élaborer une méthode visant l'ensemble de l'École pour répondre aux besoins de la collectivité des AGMBI. La communication de l'information sera améliorée afin de préciser les responsabilités et les rôles respectifs.

Avec la diminution des ressources affectées à la conception et à la mise à jour, les méthodes de gestion de projet de l'École, notamment les stratégies de gestion du risque, seront améliorées afin d'accroître l'efficacité des activités de conception.

La priorité au cours des trois dernières années a été l'élaboration et la prestation du programme de formation obligatoire pour tous les spécialistes des AGMBI (plus de 10 000 personnes) dans les délais prescrits. Cela a été réalisé avec succès. La plupart des répondants au sondage étaient satisfaits de leur apprentissage en classe. Le secteur fonctionnel a pour priorité d'assurer des produits de qualité et, dans le cadre du processus d'examen du programme de cours, un examen de tous les produits est en cours pour veiller à l'exactitude du contenu. Un processus sans équivoque d'assurance de la qualité est mis en place pour que l'on puisse adopter une approche efficace axée sur le cycle de vie à l'égard de la gestion des produits.

Tous les spécialistes des AGMBI partout au Canada doivent avoir le même niveau de compétences pour accomplir leurs tâches efficacement. Cependant, la réalité de spécialistes dans les régions est sensiblement différente de celle des spécialistes de la région de la capitale nationale. Le programme de formation de l'École devrait refléter cette réalité et on procédera à un examen de notre programme avec une optique régionale.

Le personnel de la collectivité rattaché au volet biens immobiliers n'a pas encore accès à un programme de formation qui répond à ses besoins d'apprentissage dans le contexte du gouvernement fédéral. En travaillant en collaboration avec le Bureau des collectivités fonctionnelles, le secteur exerçant une autorité fonctionnelle déterminera ce qui peut être fait pour soutenir ce volet de la collectivité.

Le plan d'action proposé ici énonce les mesures que la direction entend prendre pour assurer le suivi des recommandations du rapport et indique quel sera le bureau de première responsabilité (BPR) pour ce suivi. Dans certains cas, les BPR peuvent être constitués d'éléments qui sont en dehors du domaine fonctionnel des AGMBI. Ces BPR travailleront en collaboration avec l'équipe des AGMBI et la direction en vue de l'atteinte des résultats.

Recommandation 1a. Préciser les rôles et les responsabilités des intervenants internes de l'École.

Recommandation 1a. Préciser les rôles et les responsabilités des intervenants internes de l'École. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposées Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

Développé à partir du protocole d'entente conclu avec le Bureau du contrôleur général et la stratégie de la collectivité fonctionnelle, le secteur fonctionnel préparera, en collaboration avec les intervenants internes, un document qui précisera les rôles et les responsabilités des intervenants internes qui participent à la conception, l'administration et la prestation du programme des AGMBI.

décembre 2010 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Des projets pilotes seront réalisés pour évaluer le Système harmonisé de gestion de l'apprentissage. Le résultat de ces projets aidera à clarifier les processus opérationnels ainsi que les rôles et les responsabilités au chapitre de la conception, de l'élaboration et de la mise en place du contenu d'apprentissage en ligne.

mars 2011 Directeur général, Inscriptions et rapports

Recommandation 1b. Élaborer et mettre en œuvre une stratégie globale de communication interne et de présentation de rapports.

Recommandation 1b. Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie globale de communication interne et de présentation de rapports. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposée Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

Le secteur fonctionnel des AGMBI développera et mettra en place une stratégie de communication et de présentation de rapports ainsi que les principaux indicateurs de rendement.

mars 2011 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte; Directeur général, Inscriptions et rapports

Recommandation 2. Le cas échéant, établir des stratégies de gestion du risque pour appuyer les pratiques efficaces en matière de gestion de projet.

Recommandation 2. Le cas échéant, établir des stratégies de gestion du risque pour appuyer les pratiques efficaces en matière de gestion de projet. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposées Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

En mai, tous les employés du secteur fonctionnel des AGMBI ont reçu une formation sur Microsoft Project. Le secteur fonctionnel pilote l'utilisation de Microsoft Project pour les employés de l'équipe des AGMBI qui participent à différents types de projets, notamment la gestion de l'élaboration de nouveaux cours, les mises à jour des cours et les rapports sur les projets.

Cours pilote de septembre à décembre 2010 pour certains employés Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Parallèlement, le secteur fonctionnel des AGMBI examinera ses normes, processus et échéanciers relatifs à la conception ou la mise à jour des cours et s'harmonisera avec le mécanisme de revue périodique qui sera mis au point dans le cadre du processus d'examen du programme de cours.

janvier 2011 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte; BPR pour la rationalisation du programme de cours

Les risques et les stratégies d'atténuation des risques associés à ces activités seront déterminés dans le cadre du prochain exercice de planification intégrée.

mars 2011 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Recommandation 3. Établir une stratégie d'assurance de la qualité qui est adaptée aux principales questions liées au contenu; envisager d'affecter une ressource spécialisée à cette fonction.

Recommandation 3. Établir une stratégie d'assurance de la qualité qui est adaptée aux principales questions liées au contenu; envisager d'affecter une ressource spécialisée à cette fonction. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposées Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

Un nouveau processus a déjà été mis en place pour coordonner l'évaluation des produits et une ressource a été affectée à cette tâche. Ce processus garantit que toute l'information relative à l'évaluation est recueillie et mise rapidement à la disposition des personnes responsables de la conception et de la livraison dans le secteur fonctionnel des AGMBI.

septembre 2010 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Au moyen du plan d'action relatif à l'examen du programme de cours, un nouveau mécanisme de revue périodique sera mis au point. Une fois celui-ci approuvé, le secteur fonctionnel des AGMBI mettra rapidement en place le processus.

janvier 2011 BPR pour la rationalisation du programme de cours Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Recommandation 4. Déterminer les secteurs à améliorer afin de mieux harmoniser le programme de formation en AGMBI avec les besoins d'apprentissage des spécialistes de la gestion des biens immobiliers; consulter les principaux intervenants pour déterminer les prochaines étapes.

Recommandation 4. Déterminer les aspects à améliorer afin de mieux faire cadrer le programme de formation en AGMBI avec les besoins en apprentissage des spécialistes en gestion des biens immobiliers et consulter les principaux intervenants pour définir les prochaines étapes. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposées Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

Une nouvelle version du cours d'Introduction à la gestion des biens immobiliers (M721) a été lancée en juillet 2010. Ce cours a été expérimenté avec des participants de la collectivité des biens immobiliers et convient mieux maintenant aux besoins d'apprentissage de la collectivité. Le personnel du secteur fonctionnel des AGMBI surveillera étroitement les résultats de l'évaluation de niveau 1 sur la satisfaction et les rapports des enseignants pour ce cours.

Juillet 2010 et surveillance en cours Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Le Bureau de la gestion de la collectivité des AGMBI a récemment mis sur pied un groupe de travail du comité consultatif de l'immobilier qui se réunira au cours de l'automne pour discuter de stratégies de mise en œuvre liées à la stratégie quinquennale de développement des capacités, y compris le perfectionnement professionnel du personnel de la collectivité rattaché au volet des biens immobiliers. Le personnel du secteur fonctionnel assistera à ces réunions, fera part des recommandations formulées dans le rapport d'évaluation et déterminera les prochaines étapes.

Tout au long des différentes étapes Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Recommandation 5. Faire participer les principaux intervenants à l'élaboration d'une stratégie adaptée aux besoins en matière de formation des régions et aux réalités de celles-ci en matière de ressources.

Recommandation 5. Faire participer les principaux intervenants à l'élaboration d'une stratégie adaptée aux besoins en matière de formation des régions et aux réalités de celles-ci en matière de ressources. Lisez la première colonne jusqu'à ce que vous trouviez la mesure proposée qui vous intéresse. Poursuivez ensuite vers la droite, où vous trouverez la date d'achèvement prévue et le BPR (bureau de première responsabilité)
Mesures proposées Date
de fin
prévue
BPR
Recommandation acceptée.

Un examen du secteur fonctionnel des AGMBI sera effectué en vue de cerner certains besoins régionaux en matière de prestation ainsi que les défis et les secteurs prioritaires.

décembre 2010 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte

Le personnel du secteur fonctionnel des AGMBI ainsi que des représentants des régions examineront, avec la collaboration du Bureau de la gestion de la collectivité, des stratégies novatrices qui répondront aux besoins en matière de formation des régions et des réalités de celles-ci en matière de ressources. Ces stratégies tiendront compte notamment des problèmes de disponibilité d'enseignants qualifiés dans les régions.

mars 2011 Directeur général, Collectivités fonctionnelles et Centre d'apprentissage mixte; Directeur général, Régions

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