Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2021-2022

Table of contents

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation de pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique
  • Article 1. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Article 2. Demandes informelles
  • Article 3. Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande
  • Article 4. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Article 5. Prorogations
  • Article 6. Frais
  • Article 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Article 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Article 9. Enquêtes et comptes rendus de conclusion
  • Article 10. Recours judiciaire
  • Article 11. Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
• Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2021-2022
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisés du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. Elle accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux sociétés canadiennes le droit d'accéder aux dossiers du gouvernement qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Par ailleurs, elle ne vise à limiter d'aucune façon l'accès aux dossiers du gouvernement qui seraient normalement accessibles au public sur demande, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la loi, au cours de l'exercice 2021-2022. L'École a le plaisir de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 94(1)^Note* de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Établie le 1er avril 2004, en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC), l'École aide les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l'ensemble de la fonction publique en déterminant les besoins organisationnels, ainsi qu'en concevant et en offrant des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

À titre d'établissement public et en vertu de la Loi sur l'EFPC, l'École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• mener des recherches et favoriser la sensibilisation à la gestion et à l'administration publiques, ainsi que l'innovation.

Dans l'exécution de sa mission, l'École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. Elle appuie l'apprentissage commun à tous les niveaux de la fonction publique et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux, alors que les organisations fédérales se concentrent sur la formation et le perfectionnement propres à leur mandat. L'École a pour mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités de la fonction publique à tous les niveaux et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci. L'École joue un rôle clé pour aider les fonctionnaires à servir les Canadiens avec excellence à l'ère du numérique, dans un contexte où les Canadiens s'attendent à ce que leur gouvernement soit efficace, transparent et ouvert par défaut.

Dans son plan ministériel de 2021-2022, l'École souhaitait accorder plus d'importance aux services internes qui contribuent à la prestation d'apprentissage en s'appuyant sur un engagement visant à accroître l'inclusion, l'ouverture, l'efficacité et la transparence. L'École entendait ainsi optimiser les processus de planification interne et les stratégies de prévision afin d'augmenter l'efficacité et la transparence des processus et du soutien des services internes, ce qui permettrait d'accroître l'ouverture, donc nécessairement la transparence, et de continuer à assurer l'excellence de son service à la clientèle.

Structure organisationnelle

À l'École, la gestion de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité relève de la directrice générale, Communications et mobilisation, et est dirigée par une gestionnaire, qui est la coordonnatrice désignée de l'AIPRP de l'École, ainsi que deux conseillers principaux en matière d'AIPRP, un conseiller et deux analystes. Ces employés forment les ressources consacrées à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

En plus de ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, les responsabilités de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École sont les suivantes :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient publiés dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements;
• préparer les rapports statistiques et les rapports annuels sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP;
• accroître la sensibilisation à une gamme de questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer l'application des lois en la matière.

Délégation de pouvoirs

En juillet 2022, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l'application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l'AIPRP désignée. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 12 juillet 2022, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique de 2021-2022 sur la Loi sur l'accès à l'information joint à l'annexe B.

Article 1. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, soit 2021-2022, le Bureau de l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada (le Bureau de l'AIPRP) a reçu 21 nouvelles demandes et en a reporté six de la période de référence précédente (2020-2021), pour un total de 27 demandes, dont 22 ont été fermées.

Parmi les six demandes reportées de la période de référence précédente (2020-2021), cinq provenaient de cette période de référence et une de la période de référence de 2019-2020. Toutes respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

Le Bureau de l'AIPRP a reporté cinq demandes à la période de référence de 2022-2023. Toutes ces demandes respectaient les délais prévus par la Loi.

1.2 Source des demandes

Parmi les 21 demandes reçues pendant la période de référence visée par le présent rapport, neuf provenaient du public (43 %), sept de demandeurs qui ont refuser qui s'identifier (33 %), trois du secteur privé (14 %) et deux du secteur universitaire (10 %).

1.3 Mode des demandes

Parmi les 21 demandes reçues, 19 provenaient du portail en ligne du SCT et deux sont arrivées par la poste.

Article 2. Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au Bureau de l'AIPRP d'une institution du gouvernement du Canada qui n'est pas présentée ou traitée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peuvent être perçus pour une demande informelle et le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai. Par ailleurs, selon la Loi, le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte au Commissaire à l'information du Canada.

2.1 Demandes informelles

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a reçu une demande informelle.

2.2 Mode des demandes informelles

L'unique demande informelle a été présentée par courriel.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Le traitement de l'unique demande informelle a pris 55 jours.

2.4 Pages communiquées informellement

Sept pages de l'unique demande informelle reçue ont été traitées et communiquées.

La communication informelle de pages a lieu dans le cas de demandes de documents que l'institution n'a pas communiqués lors du traitement d'une demande formelle présentée en vertu de la Loi.

2.5 Pages recommuniquées informellement

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande visant à recommuniquer des documents traités dans le cadre d'une demande présentée en vertu de la Loi.

Des pages sont recommuniquées de façon informelle dans le cas de demandes d'accès à l'information déjà traitées et communiquées par l'institution en réponse à une demande formelle présentée en vertu de la Loi. 

Article 3. Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Aucune demande présentée au Bureau de l'AIPRP en vertu de la Loi sur l'accès à l'information n'a été jugée vexatoire, de mauvaise foi ou un abus de droit.

Article 4. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 22 demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport, 18 (82 %) ont été fermées dans un délai de 30 jours, deux (9 %) dans un délai de 31 à 60 jours et deux (9 %) dans un délai de 61 à 120 jours.

Parmi les 22 demandes fermées, six (27 %) ne portaient sur aucun document pertinent détenu par l'École et deux (10 %) ont été abandonnées par les demandeurs. Les 14 autres demandes ont été communiquées comme suit : huit (36 %) ont été communiquées partiellement, alors que six (27 %) ont fait l'objet d'une communication totale.

4.2 Exceptions

L'exception la plus souvent invoquée, citée dans huit demandes, était celle portant sur le paragraphe 19(1) de la Loi (protection des renseignements personnels).

Alinéa 16(2)c) : porte sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, y compris des réseaux ou systèmes informatisés ou de communications, ou sur les méthodes employées pour leur protection.

Alinéa 18(a) : porte sur des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant au gouvernement du Canada ou à une institution fédérale et ayant une valeur importante ou pouvant vraisemblablement en avoir une.

Alinéa 19(1) : sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements personnels.

Alinéa 20(1)b) : porte sur des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Alinéa 20(1)d) : porte sur des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d'autres fins.

Table 4.2 Nombre de demandes fermées pour lesquelles on a invoqué une exception

4.3 Exclusions

Aucune demande fermée pendant la période de référence visée par le présent rapport n'a fait l'objet d'une exclusion.

4.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 22 demandes fermées, 14 ont été communiquées en format électronique. Les huit autres demandes ont été abandonnées ou ne correspondaient à aucun document pertinent.

4.5 Complexité

Les Articles suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes terminées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Parmi les 22 demandes fermées, 16 demandes (14 correspondaient à des documents pertinents et deux ont été abandonnées) ont engendré le traitement de 6 971 pages pertinentes et six ne correspondaient à aucun document pertinent. En tout, 4 825 pages pertinentes ont été communiquées (entièrement ou partiellement). Les 2 146 pages restantes ont été soit retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi, soit jugées non pertinentes ou des doubles.

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les 14 demandes fermées qui correspondaient à des documents pertinents, 10 ont nécessité le traitement de 100 pages ou moins, pour un total de 416 pages, une a engendré le traitement de 501 à 1 000 pages, à savoir précisément 610 pages, alors que trois ont nécessité le traitement de 1 001 à 5 000 pages, pour un total de 5 945 pages.

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format audio.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio

Aucune demande n'a nécessité du Bureau de l'AIPRP qu'il traite ou communique des minutes pertinentes en format audio.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format vidéo.

4.5.6 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo

Aucune demande n'a nécessité du Bureau de l'AIPRP qu'il traite ou communique des minutes pertinentes en format vidéo.

4.5.7 Autres complexités

Aucune des demandes fermées n'a donné lieu à des complexités.

4.6 Demandes fermées

La Article suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Parmi les 22 demandes fermées, 20 l'ont été terminées dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 90,90 %.

Table 4.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

Les Articles suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Deux demandes ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi en raison d'une grande charge de travail. Toutefois la fermeture de 90,90 % des demandes a eu lieu dans les délais prévus par la Loi, ce qui témoigne de l'engagement continu du Bureau de l'AIPRP d'assurer un accès opportun aux documents pertinents et de respecter la Loi.

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Aucune prorogation n'a été prise dans le traitement des deux demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi. Le traitement de ces deux demandes a pris respectivement 27 et 43 jours de plus au-delà des délais prévus par la Loi.

4.8 Demandes de traduction

Aucune demande n'a nécessité la traduction de documents pertinents dans une des langues officielles.

Article 5. Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution gouvernementale de proroger le délai initial dans les cas suivants :

• 9(1)a) : l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;
• 9(1)c) : un avis est donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Deux demandes fermées pendant la période de référence visée ont fait l'objet d'une prorogation, et ce, vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information.

5.2 Durée des prorogations

En ce qui concerne les deux prorogations prises, il a fallu 90 et 180 jours de plus respectivement au-delà des délais prévus par la Loi pour terminer les demandes.

Lorsqu'il demande une prorogation au-delà de 30 jours, le Bureau de l'AIPRP en avise le demandeur ainsi que le Commissariat à l'information du Canada.

Article 6. Frais

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, on fait rapport de l'information ci-dessous conformément aux exigences décrites à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information

Frais : 5 $

Frais perçus : 105 $

Annulation des frais : Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, entrée en vigueur le 5 mai 2016, et aux changements apportés à la Loi sur l'accès à l'information, entrés, eux, en vigueur le 21 juin 2019, le Bureau de l'AIPRP annule tous les frais prévus par la Loi et son règlement d'application à l'exception des frais de 5 $ pour présenter une demande d'accès à l'information, comme le stipule l'alinéa 7(1)a) du règlement d'application. Le Bureau de l'AIPRP n'a pas annulé de frais de demande pendant la période de référence.

Au total, l'administration de la Loi a engendré des coûts de 60 905 $, comme le montre la Article 11.

Article 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Consultations received from other Government of Canada institutions and other organizations

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 24 demandes de consultation d'autres institutions gouvernementales, ce qui a engendré le traitement d'un total de 587 pages. Il s'agit d'une augmentation considérable comparativement à la période de référence de 2020-2021, lors de laquelle le Bureau de l'AIPRP n'a reçu que neuf demandes de consultation et a traité un total de 236 pages, ce qui représente une augmentation de 167 % du nombre de demandes reçues et de 149 % du nombre de pages traitées.

Le Bureau d'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations du gouvernement.

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

L'École a recommandé la communication en entier de 23 (95 %) des 24 demandes de consultation terminées, qui ont été terminées en respectant le délais alloué. Sinon, l'École a recommandé la communication en partie d'une demande (5 %), qui a aussi été terminée en respectant le délais alloué.

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations, dont des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou d'autres pays.

Article 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au ministère de la Justice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation au Bureau du Conseil privé.

Article 9. Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

Au début de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP gérait deux plaintes en suspens provenant de la période de référence de 2019-2020.

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a reçu une nouvelle plainte en vertu de l'article 32 de la Loi, ainsi qu'une demande de présentation d'observations en vertu de l'article 35 de la Loi.

Le rapport statistique annuel exige que les institutions précisent à quel article de la Loi se rattachent les plaintes :

• Article 32 : comprend une nouvelle plainte officielle du CIC
• Paragraphe 30(5) : prévoit les cas où une plainte est abandonnée ou annulée
• Article 35 : exige que l'institution présente des observations au CIC concernant la plainte
• Article 37 : a trait à la conclusion officielle du CIC et à la clôture de la plainte (voir la Article 9.2)

9.2 Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, deux plaintes ont fait l'objet d'une conclusion officielle du Commissariat à l'information du Canada, après quoi elles ont été fermées, l'une jugée réglée et l'autre non fondée.

Le Bureau de l'AIPRP a entrepris un examen supplémentaire de demandes faisant l'objet de plaintes et a traité un total de 588 pages pendant la période de référence visée par le présent rapport.

Une plainte en suspens de la période de référence de 2019-2020 sera reportée à la période de référence de 2022-2023.

Article 10. Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

10.2 Court actions on third party notifications under paragraph 28(1)(b)

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Article 11. Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

11.1 Coûts

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a dépensé 60 905 $ en salaires et en biens et services pour assurer l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Ces coûts excluent les ressources auxquelles ont recouru les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

11.2 Ressources humaines

Au total, 0,728 année-personne a été consacrée aux activités liées à l'accès à l'information.

Points saillants

Faits intéressants pour 2021-2022

Formation et sensibilisation

Grâce à divers types de communications, l'unité de l'AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux (Bureau de l'AIPRP) informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait à l'administration et aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi). Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a répondu à un nombre considérable de demandes de conseils et de directives sur une gamme de sujets concernant la Loi.

Le site intranet du Bureau de l'AIPRP fait l'objet de mises à jour continues pour offrir aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, mais également pour garantir que les membres du personnel et de l'organisation respectent leurs obligations redditionnelles conformément à la Loi.

En plus des ressources crées par le Bureau de l'AIPRP,  ils ont procédé à l'élaboration de formations sur les fondements de l'accès à l'information et de la protection des renseignements privés destinées à au personnel de l'École. Dix séances ont eu lieu dans les deux langues officielles :

• deux séances sur la Loi sur l'accès à l'information, auxquelles ont participé 34 personnes;
• huit séances sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, auxquelles ont participé 190 personnes.
  • Le Bureau de l'AIPRP a enregistré une séance sur les fondements de l'accès à l'information, que peuvent regarder les employés de dans le site intranet de l'École.
  • Le Bureau de l'AIPRP a enregistré une séance sur les fondements de la protection des renseignements personnels, que peuvent regarder les employés dans le site intranet de l'École.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi présenté huit séances d'information élaborées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) :

Intelligence artificielle : 70 participants
Biométrie : 70 participants
Ententes d'échange de renseignements : 65 participants
Transparence : 64 participants
Entrevues vidéo : 48 participants
Médias sociaux : 39 participants

Activités de la Journée de la protection des données (28 janvier 2021)

• Nécessité et proportionnalité : 38 participants
• Gouvernement numérique : 38 participants

Activités liées à la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée de 2021 (du 3 au 7 mai 2021)

• Séance d'information du CPVP offerte aux employés de l'École : Démystifier la vie privée avec le Commissariat à la protection de la vie privée
• Séance d'information du CPVP offerte à tous les employés du gouvernement fédéral : Intégrer une mentalité axée sur la protection de la vie privée dans votre travail
• Jeu-questionnaire

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Bureau de l'AIPRP s'est concentré sur la sensibilisation, ainsi que sur l'élaboration et la révision de ses lignes directrices et procédures au cours des deux dernières années. Cette année, il a créé et mis en œuvre ce qui suit :

• une recommandation dans les deux langues officielles intitulée « Quand une Évaluation des incidences sur la vie privée (EFVP) est-elle nécessaire? »;
• trois gabarits d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans les deux langues officielles;
• un aide-mémoire sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans les deux langues officielles;
• une version révisée du protocole en cas d'atteinte à la vie privée;
• une fiche d'information dans les deux langues officielles intitulée « Exemples de ce qui est considéré comme des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels »;
• des outils de travail destinés au personnel de l'École pour l'aider à satisfaire aux exigences en matière d'administration de la Loi.

Plaintes

Au début de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP composait avec deux plaintes provenant de la période de référence de 2019-2020.

Pendant la période de référence, deux plaintes ont fait l'objet d'une conclusion officielle du Commissariat à l'information du Canada et ont été fermées, l'une jugée réglée et l'autre non fondée.

Une plainte en suspens de la période de référence de 2019-2020 sera reportée à la période de référence de 2022-2023.

Le Bureau de l'AIPRP a entrepris un examen supplémentaire de demandes faisant l'objet de plaintes et a traité un total de 588 pages pendant la période de référence.

Surveillance de la conformité

Puisque l'École est une petite organisation qui reçoit une nombre relativement bas de demandes comparativement à d'autres organisations, on tient la haute direction au courant du temps consacré au traitement des demandes d'accès à l'information au moyen d'un rapport hebdomadaire et de séances d'information régulières. Le personnel du Bureau de l'AIPRP discute du rapport hebdomadaire avec la directrice générale, Communications et mobilisation, toutes les semaines. Le président, les vice-présidents, les directeurs généraux et les agents de liaison reçoivent également le rapport, qui fait l'objet d'une discussion avec eux de façon hebdomadaire.

Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Version textuelle

Le graphique ci-dessus montre les demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi, avec un aperçu pluriannuel.

En 2021-2022, 20 demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi, indiquant un taux de conformité de 90,9%.

En 2020-2021, 36 demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi, indiquant un taux de conformité de 92,3%.

En 2019-2020, 33 demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi, indiquant un taux de conformité de 91,7%.

Incidences de la COVID

En raison des mesures de distanciation sociale que doit respecter le personnel de l'École, celle-ci disposait une capacité partielle pour traiter les documents en format papier liés à des demandes d'AIPRP. Par conséquent, sa conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels n'a été touchée que de façon négligeable. Les mesures d'atténuation prises comprenaient notamment accorder des prorogations aux bureaux de première responsabilité afin de leur permettre de fournir les documents pertinents liés à plusieurs demande.

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B :Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2021-2022

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Article 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Article 2 : Demandes informelles

Article 3 : Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Article 4 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Article 5: Prorogations

Article 6 : Frais

Article 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Article 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Article 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

Article 10 : Recours judiciaire

Article 10: Court Action

Article 11 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021‑2022

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

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