Essentiels de la facilitation : Clarifier les besoins des participants

Cet outil de référence rapide fait à l'intention des employés de tous les niveaux qui souhaitent apprendre à planifier et à diriger des réunions de façon plus efficace. Il comprend une liste détaillée de questions et de considérations utiles pour organiser et diriger des réunions.

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Questions à examiner

Objectif

Y a-t-il un objectif de réunion clair? Le groupe a-t-il besoin d'aide pour en formuler un?
Y a-t-il des besoins sous-jacents à satisfaire? Une réunion préalable est-elle nécessaire?
Si la réunion est destinée à prendre des décisions, qui a le dernier mot?
Comment cette réunion s'inscrit-elle dans les objectifs généraux de l'organisation?
Finalement, à quoi ressemblera le succès et comment sera-t-il mesuré?
Quelle sera la complexité du sujet?

Personnes

Qui convoque la réunion? (Êtes-vous l'organisateur, le promoteur du projet, le facilitateur ou les trois à la fois?)

Pourquoi la réunion doit-elle avoir lieu?
Quelle est la motivation de tenir une réunion? Comment cette réunion s'inscrit-elle dans la vue d'ensemble?
Si vous appuyez le groupe à titre de facilitateur impartial, quelle est l'expérience de l'organisateur dans la collaboration avec le facilitateur?

Qui doit être présent? Combien attendez-vous de participants à l'activité?
Quels sont les besoins dont vous devez tenir compte?
Les participants se connaissent-ils? Font-ils partie d'une équipe? Représentent-ils une ou plusieurs organisations?
Quelles attentes peuvent-ils avoir?
S'agit-il de fonctionnaires ou proviennent-ils d'autres secteurs?
Le groupe utilise-t-il un vocabulaire spécifique que vous souhaitez connaître?

Culture

Quel genre de personnalités et de styles possèdent les participants? De quel type d'énergie aurez-vous besoin pour atteindre votre objectif?

Pour vous préparer

Êtes-vous disponible? Avez-vous le temps de vous préparer et pourrez-vous être présent pendant la séance et le suivi?
Dans quelle mesure êtes-vous à l'aise d'exprimer clairement à votre client et à vous‑même ce que vous êtes prêt à accepter en termes de disponibilité et de compétences?

Rôles et tâches à examiner

Responsabilité à l'égard des résultats (généralement avec l'organisateur de la réunion) et du processus (avec un facilitateur, si vous faites appel à un facilitateur)
Concevoir le processus et l'ordre du jour
Préparer les éventuels intervenants ou personnes assumant d'autres rôles (preneurs de notes, facilitateurs de groupe, etc.)
Logistique (invitations, espace, conférenciers, configuration du groupe, technologies de l'information, audiovisuel, etc.)
Évaluation